Met de ene collega werk je prettiger dan met de ander. Vaak valt of staat een goede relatie met een goede communicatie. Als het lastig communiceren met elkaar is, dan kan dat veel stress opleveren in de samenwerking en dat is zonde!
Communicatie is één van de grote veroorzakers van stress op je werk en ook in je persoonlijke leven. Waar de een wat te veel eruit flapt, houdt de ander juist zijn of haar gedachten binnensmonds.
Wat is nu goede communicatie? Dat heeft niets te maken met één of andere theorie waarvan je de procedure goed doorloopt. Dan heb je het helemaal gedaan zoals de regels het voorschrijven en tja als het dan nog niet werkt, dan weet je het ook niet meer en dan laat je het maar zo. Het ligt dan vast aan die ander en niet aan jezelf….. Ik stel voor dat je kijkt naar het gewenste resultaat, wat je wilt bereiken als je met iemand communiceert. Met dit doel in je hoofd, stem je je af op de ander, met als gevolg dat hij of zij zich gehoord voelt. Die persoon voelt zich prettig en veilig bij je, en zal dan veel sneller met je willen samenwerken om je doel te gaan halen. Deze wijze van communicatie, betekent dat je een bepaalde houding nodig hebt.
Hoe doe je dat? Om je een tipje van de sluier te geven, heb ik hier 4 stappen voor je.
De 4 stappen naar stressvrije communicatie
Stap 1: Bewustworden
We denken vaak dat die ander hetzelfde denkt als wij. Integendeel! Iedereen heeft zijn eigen denkmodel en niemand heeft dezelfde. Dit komt doordat we in verschillende sociale omgevingen opgegroeid zijn en deze hebben op ons allemaal weer een verschillende invloed gehad. Jij hebt je eigen denkwijze met je eigen waarnemingen, ervaringen, overtuigingen, waarden en doelen. En die ander ook. Als je je hier bewust van bent, ben je al een heel eind op weg, omdat je nu begrip gaat krijgen voor de ander: Deze denkt namelijk gewoon anders dan jij. Een instrument om inzicht in jezelf en de ander te krijgen, is de Myer Briggs Type Indicator. Hiermee leer je wat je voorkeuren zijn en dan krijg je vanzelf inzicht in wat de ander z’n voorkeur kan zijn. Een ander handig instrument om de denkwereld van jou en de ander beter te leren begrijpen, is het metaprofielmodel van Neurolinguïstisch Programmeren.
Stap 2: Laat de ander zich gehoord voelen
Vanuit het standpunt dat iedereen nu eenmaal anders denkt dan jij zelf, ga je nieuwsgierig kijken, luisteren en voelen hoe die ander communiceert. Je hebt verbale (17%) en non-verbale (83%) communicatie. Iemand voelt zich gehoord als je zijn of haar woorden herhaalt en zijn of haar lichaamstaal overneemt. Zeg af en toe dezelfde woorden, herhaal zinnen en vat samen wat je hebt gehoord. Doe dezelfde handgebaren of neem de manier van kijken over. Sommigen onder ons, doen dit spiegelen al vanzelf als hun natuur, zonder dat ze het doorhebben. Anderen zullen hier wat bewuster mee moeten gaan oefenen. Als het dan manipulatief voelt, zie het dan als jouw goede wil om met die ander goed te communiceren, zodat jullie allebei een leuk gesprek hebben. Wat er gebeurt, doordat je afstemt op die ander en zijn/haar lichaamstaal overneemt, is dat je je vanzelf meer kunt inleven in die ander omdat je op hetzelfde energieniveau gaat communiceren. Na regelmatig oefenen, zal dit proces meer automatisch worden en doe je het onbewust. Mensen gaan zich prettig bij je voelen, heerlijk toch?
Stap 3: ”Wees geen OMA, maar een OEN”
Een handig ezelsbruggetje! Stel vragen en wees geen OMA: Ga niet Oordelen, Mening en Advies geven. Die ander voelt zich onbegrepen en absoluut niet gehoord, hoe goed je het ook bedoelt…Wellicht herken je wel van die mensen, die dat bij je doen omdat ze je willen “helpen”. Wees een OEN: Wees Open, Eerlijk en Nieuwsgierig. Stel vragen en laat de ander maar praten. Mensen vinden het fijn om zelf veel te praten. Luister en kijk naar de ander, stem hier verbaal en non-verbaal op af. Let maar op, de ander zal sneller met je meegaan naar jou gewenste resultaat.
Stap 4: Assertief zijn op een opbouwende manier
Hoe goed jij je best ook doet met voorgaande, de ander kan (met zijn/haar beeld van de wereld) zich toch niet prettig bij je voelen. Of je krijgt niet terug wat je er van verwacht. Die ander zegt iets, waardoor jij ergens geraakt wordt. De assertievelingen onder ons, zitten hier meteen boven op en geven die ander ervan langs (tactvol of iets minder tactvol), de minder assertievelingen trekken zich terug. Herken je jezelf in een van deze twee?
De beste wijze van feedback geven zijn de volgende stappen: stap 1: je bent geraakt door de ander. Reageer even niet. Ga even na wat je raakt en wat je gevoel en je gedachte erbij is. Stap 2: Geef dan feedback aan de ander:
geef aan wat je ziet of wat je hoort: “ik zie/ ik hoor..”; geef aan wat dat met je doet, wat je erbij denkt: “en dat maakt dat ik de indruk krijg dat..”
Het blijft oefenen. Maar wees niet te streng voor jezelf. Zie de reaktie van de ander (en van jezelf naar jezelf) als feedback op wat jij zegt. Is deze feedback negatief dan verbeter je jezelf en doe je het de volgende keer anders. Ga lekker expirementeren. Je hebt dan weer wat geleerd! Hoe leuk is dat?